事務処理規程 | 秋田県医師国民健康保険組合

秋田県医師国民健康保険組合事務処理規程

制定	昭和	37年 1月 1日
全面改訂	同	54年 1月18日
一部改訂	平成	19年 7月14日

第1章総則
（目的）
第1条この規程は、秋田県医師国民健康保険組合の事務処理に関して必要な事項を定めることを目的とする。
（事務処理の原則）
第2条職員は、すべての事務を迅速かつ適確に処理し、被保険者に対しては懇切ていねいでなければならない。

第2章事務決裁
（事務の決裁）
第3条事務の決裁は、理事長がこれを行う。
2．前項の規定にかかわらず、事務の決裁は、この規程の定めるところにより専決または代決により行うことができる。
（用語の意義）
第4条この規程において次の各号に掲げる用語の意義はそれぞれ当該各号に定めるところによる。
（1）決裁理事長及び専決する権限を有する者が、その権限に属する事務の処理について最終的にその意思を決定することをいう。
（2）専決理事長に属する事務を副理事長・常務理事に代わって最終的にその意思を決定することをいう。
（3）代決決裁権者が不在のとき又は事故があるとき、若しくは欠けたとき（以下「不在のとき」という。）に一時その者に代わって最終的にその意思を決定することをいう。
（専決事項）
第5条専決することができる事案は次のとおりとする。
副理事長・常務理事の専決事項
（1）被保険者の資格取得並びに喪失に関する事項
（2）保険給付に関する事項。ただし、保険給付を行わないことの決定を除く。
（3）法令、規則に基づく諸手続事務に関する事項。
（4）予算に定める収入事務に関すること。並びに1件の金額10万円未満の予算に定める一般経費の支出事務に関すること。
（5）職員の給与費の支出に関する事項。ただし、支給額及び支給率の決定しているものに限る。
（6）事務長の旅行命令及び職員の県外旅行命令並びにその復命の受理に関すること。
（7）共済会事業に係る給付に関する事項。
事務長の専決事項
（1）職員の事務の分担に関すること。
（2）職員の県内旅行命令及びその復命の受理に関すること。
（3）職員の超過勤務及び休日勤務命令に関する事項。
（4）職員の服務に関する諸願届の受理に関する事項。
（5）軽易な事務の連絡、照会、回答、報告、その他諸願届の処理に関する事項。
（6）その他軽易な事項及び定例に属する事項の処理に関する事項。
2．前項に定められていない事項であって、専決者において専決することが適当と認められる場合には、前項の規定に準じて処理することができる。
3．専決者は、専決した事項について必要と認めるときはその事項について上司に報告しなければならない。
（専決の制限）
第6条前条の規定にかかわらず、専決すべき内容において異例に属し、又は先例となるおそれのあるもの、紛議論争を生ずるおそれがあると認められるもの、或は、疑義があると認められた場合には、上司の決裁を受けなければならない。
（代決）
第7条理事長が不在のときは副理事長・常務理事、理事長及び副理事長・常務理事がともに不在のときは事務長が、その事務を代決することができる。
2．前項の規定により代決することができる事案は、急施を要するものに限るものとし、前条に規定する事項については、代決してはならない。
3．代決した事案については、後閲に附し、すみやかに上司の閲覧を受けなければならない。

第3章公印
（公印の形式及び寸法）
第8条公印の形式および寸法は、別表に定めるとおりとする。
（保管）
第9条理事長印（○印）は、会計担当の常務理事、角印の理事長印及び組合印は、事務長がそれぞれ保管する。
2．公印は、常に堅固な容器に納め、錠を施し、執務時間終了時にこれを金庫に格納しなければならない。
3．公印保管者に事故があるときは、公印保管者があらかじめ指定する職員が公印を保管する。
4．公印は、公印保管者の承認を受けた場合のほか日常執務する場所以外に持ち出してはならない。
（公印の使用）
第10条公印を使用とする者は、公印保管者に決裁済みの起案文書を提示し、その承認を受けなければならない。

第4章文書の処理
（文書の取扱）
第11条文書は、事務長以上の職にある者の命令又は承認がなければみだりにこれを他人に示し、又はその写を与えてはならない。
（到達文書等の収受及び配布）
第12条組合に到達した文書及び小包は、係において収受し、直ちに次の各号により処理しなければならない。
（1）秘密及び親展文書は、封のまま親展文書収受配布簿に登録し、その封皮に収受日付印を押し理事長あてのものは事務長に、その他のものは名あての者に配布のうえ認印を徴さなければならない。
（2）文書は直ちに開封し、文書の余白に収受日付印を押し、番号を記入し事務長の閲覧を経た後、主務者に配布しなければならない。
（3）通貨、金券、書留、有価証券または物品等は、金品受付配布簿に、又は、書留文書配布簿に所要事項を記入し受領印を徴収しなければならない。
（文書記号及び番号）
第13条発送文書には、「秋医国保発（収）第号」「秋医国保共発（収）第号」を用いなければならない。
2．前項の番号は、毎年1月1日から起こし、同一事案の完結に至るまで、収受及び発送を通じて同一番号を用いなければならない。
（文書の処理）
第14条事務長は、係から文書の提出があったときはこれを閲覧し、重要文書については処理前に上司の閲覧に供し、予めその指示を受けるものとする。
2．職員が文書の配布を受けたときは、直ちに処理の手続きをとらなければならない。
第15条定例のある事項は、予め決裁を受けて一定の帳簿をもってこれを起案文書に代えることができる。
（文書の浄書）
第16条決裁済の文書の浄書は、必ず校合し、浄書者及び校合者は起案文書に捺印するものとする。
（文書等の発送）
第17条文書等を発送するときは、文書発送簿に登録し、文書収受簿に登録した文書に基づいて発送するものは、文書収受簿にその要旨を記載し、発送番号及び年月日を記入しなければならない。
（文書の整理）
第18条完結の文書は、処理者において保存年限並びに種別を記入し、「完結」の印を押して、これを保存する。
第19条完結文書は、その文書の属する年度毎に、その保存年限並びに種別に従い簿冊に編集し、これに索引を附さなければならない。
2．編集を終った簿冊は、簿冊台帳に登載のうえ、一定の個所に収蔵しなければならない。
3．前項の簿冊の表紙には、その保存年限及び簿冊台帳に登載した番号を記載しておかなければならない。
（文書の保存類別）
第20条文書の保存類別は次のとおりとする。ただし、第3類に属する文書で軽易なものは、保存年限を1年とすることができる。
第1類永久保存
保険者の成立に関する書類
規約又は規程の変更及び諸規程の制定改廃に関する書類
会議録
事業報告及び決算並びに財産目録
理事、監事その他役員台帳
職員の履歴書（死亡、退職々員の履歴書を含む。）
その他永年保存の必要があると認めた書類及び帳簿
第2類 10 年保存
理事長、理事、監事の選任に関する書類、職員の身分、進退等に関する書類
組合会議員の選挙に関する書類
組合及び理事の専決処分並びに知事の指導による処分案に関する書類
歳入簿、歳出簿及び現金出納簿
収入、支出に関する書類（証憑書類含む。）
準備金その他重要な財産の処分に関する書類
起債に関する書類
収入源簿（保険料徴収台帳、国庫補助、預金利子その他の収入台帳）
収入調定簿、過誤納、過誤払金整理簿
保険給付費の支給等に関する書類
国庫補助金等の交付申請書類
その他10年間保存の必要があると認めた書類及び帳簿
第3類 3 年保存
第1類及び第2類に属しない書類及び帳簿
第21条保存年限を経過した書類で、なお保存の必要があるものは、更に相当の期間を定めてこれを保存しなければならない。

第5章人事関係の事務処理
（人事の発令）
第22条職員を新たに採用したときは、その者の職名給料の等級及び号給（給料月額）を明記した辞令を本人に交付するものとする。
（給料異動の発令）
第23条職員が定期昇給又は給与改定等によって給料の等級、号給が異動したときは給料異動通知書により本人に通知するものとする。
（退職の承認）
第24条本人の都合による退職、及び就業規程第25条に該当し、第26条第1項及び第2項に定める休職期間が満了したときの退職は、その者から届出を徴し発令日までに本人に退職承認書を交付しなければならない。
（解職の発令）
第25条就業規程第29条、第40条に定める解雇又は懲戒処分の解職者については、その事由を付し解職通知書により本人に通知しなければならない。
（内申）
第26条職員の勤務成績が特に良好で職員給与規程第6条第2項の規定により特別に昇給させる必要がある場合は、事務長は、特別昇給内申書を理事長に提出するものとする。
第27条事務長は、職員が就業規程に定める表彰に価する功績があった場合及び懲戒処分に該当する行為があった場合は、その該当内容及び表彰の方法（懲戒の場合はその区分）を記して理事長に内申書を提出するものとする。

　　　附　則
1．この規程は、昭和54年5月20日から施行する。
2．秋田県医師国民健康保険組合事務局規程（昭和37年1月1日）は廃止する。
　　　附　則
1．この規程は、平成19年7月14日から施行する。

別表

　略